التوصيف الوظيفى

تحليل ووصف الوظائف
________________________________________
1- مقدمة
عندما تظهر الحاجة عند الفرد الي وظيفة فقد يغريه اعلان في ان يتقدم من خلاله في حين قد لا يكترث بإعلان اخر ؛حيث ان الاعلان الذي يحظي بالاهتمام عادة هو الاعلان الذي يحدثه الذي يحدثه عن مقومات الوظيفة ويعطيه فكرة شديدة الاختصار عن طبيعتها ومميزاتها.....ويظهر شروطا محدده لشغلها يري انطباقها عليه.
وعليه فان الاعلان الناجح يجب ان يشمل اسم الوظيفة ونبذة مختصرة عن واجبتها وإشارة الي امتيازات القيام بها والشروط الواجب توافرها في المتقدم لشغلها.
ثم تاتي الخطوة الثانيه في اختبار المتقدمين وفيها تحدد لجنة الاختبار الاسلوب الأمثل لتحديد افضل من تقدموا لشغل الوظيفة وحتى تحدد هذا الاسلوب الأمثل فان عليها إن تحصل بوضوح علي تفاصيل الاعمال التي سيتطلب من المتقدم إن المتقدم إن يقوم بها والحدود الدنيا من المعلومات أو المؤهلات العلمية وكذلك سابق الخبرات في اعمال مماثله.
فإذا ما انتهت لجنة الاختبار من اختيار ذلك المتقدم الاكثر ملائمة لشغل الوظيفة,فإنها توصي لمن يملك سلطة التعيين,إن يلحقه بهذه الوظيفة.
وغالبا ما يفترض إن يكون هذا الموظف تحت الاختبار لفترة محددة قبل إن يتقرر صلاحيته للوظيفة , كما أن هذا الموظف – بعد إن يستمر فى عمله – يكون موضعا لتقييم اداءه وكفاءته فى عمله , ويتحدد هذا على النحو السليم بمقارنة ما يقوم به بالفعل من اعمال وما هو محدد لشاغل هذه الوظيفة أن يقوم به .
مما سبق نرى إن ادارة المنشأة أو الشركة خصوصا كلما كبر حجمها تحتاج فى المقام الاول ما يحدد لها بوضوح اختصاص كل وظائف الشركة وواجبات ومسئوليات كل من هذه الوظائف وشروط شغلها , وتدرجها فى مستويات الهيكل التنظيمى لهذه الشركة .

- 2- لماذا وصف الوظائف
2/1-لتحديد الاحتياجات من التعيينات الجديدة.
2/2 للإعلان عن شغل الوظائف.
2/3 لتحديد الواجبات والمسئوليات المطلوبة من الموظف.
2/4 لتحديد الشروط الواجب توافرها فى شاغل هذه الوظيفة.
2/5 لتحديد تقييم الوظيفة وبالتالى الاجر الذى يتقاضاه الموظف.
2/6 للمعاونة فى تقييم أداء الموظف وهو احد وسائل ترقية أو زيادة راتبه.
2/7 لحصر الاحتياجات التدريبيه للشركة فى اعوامها المقبلة.
2/8 لشغل ما يخلو من وظائف أو يستحدث نتيجة التوسعات أو أداء التنظيم.
2/9 لتحديد العلاقات بين الوظائف بعضها لبعض سواء فى المستويات المختلفة بالهيكل التنظيمى او بالإدارات المختلفة.
2- قبل أن نبدأ فى وصف الوظائف:
قبل أن يبدأ من يكلف بوضع وصف الوظائف فى اعدادها يجب ان يقوم اولا بتحليل الوظائف لكى يتعرف على كل التفاصيل التي تتعلق بالوظائف ولكى يتسنى له ذلك يجب اولا دراسة ما يلى:-
3/ 1 الهيكل التنظيمي التفصيلي
يجب أن يتحرى عن مدى التمسك بتطبيق الهيكل التنظيمي الرسمي الموضوع علي الورق والاختلافات الموجودة في الواقع عما هو موضوع أو معتمد.
بمعنى الوصول إلى Informal Organization فكثيرا ما نجد إن الواقع يختلف عما هو ثابت في الوثائق لأسباب تتعلق بدورة العمل أو طبيعته أو السمات الشخصية للقائمين عليه أو الظروف المستجدة التي لم يصاحبها تعديل في الهيكل التنظيمي ليواكب هذه الظروف...... وما الي ذلك من أسباب .
والوصول الي الهيكل التنظيمي الواقعي غالبا ما ينتج عنه اقتراح بتعديل الهيكل التنظيمي المعتمد خاصة اذا ما كان هذا الهيكل الواقعي يعتمد علي أسباب موضوعية تتعلق بنظام العمل .
3/2 القواعد والقوانين واللوائح والنظم التي تحكم العمل في المنشاة أو الشركة وحدود السلطات المخولة للمستويات الوظيفية المختلفة
3/ 3 الدورات المستندية:-
فى هذا أيضا يلزم التحقق من مدى تطبيق الدورات المستندية التي تبنيها الوثائق الرسمية، فلعل كثيرا من التعديلات قد ادخل على الدورات المستندات من خلال تطبيقها و بذلك اختلفت اختصاصات الادرات و الاقسام نتيجة لهذه التعديلات .
-3/4 النماذج المتداولة التي يستعملها الموظفون :-
و هذه النماذج تبين بوضوح، اذا ما كانت مصممة بشكل جيد، دورة العمل الحقيقية، و حدود مسئولية الوظائف بالادرات و الأقسام.
-3/5 الظروف المحيطة بأداء العمل
و هنا يلزم للقائم بالوصف إن يزور مواقع العمل ليقف على الظروف التي تؤدى بها الأعمال و من هذا لعله يكتشف بعض مما يلى :-
أ- ما يتعرض له العاملين من مخاطر المهنة
ب- طبيعة الأدوات و المعدات المستخدمة
ج- سير دورة العمل و مدى القدرة الانتاجية الحقيقية و امكانيات تطويرها اذا ما اعيد النظر فى هذه الدوره .
د- المسؤوليات الفعلية لشاغلى الوظائف.
و مما لاشك فيه أن نجاح عملية وصف الوظائف يعتمد على القدرة فى تحليل نتائج فحص الوثائق السابقة و التى تستلزم خبرة خاصة فى الوصول الى حقائق من شأنها أن تجعل من عملية وضع وصف الوظائف فى حد ذاتها وسيلة لتطوير الاداء.
4-دراسة وتحليل الوظيفة:
4\1 يلزم هنا مقابلة الموظف او العامل و عمل استقصاء معه حول طبيعة العمل الذى يقوم به من حيث :-
4\1\1 الوجبات اليومية التى يقوم بها والوجبات الموسمية و الوجبات الدورية والوجبات العارضة التى قد يكلف بها .
4/1/2 الادوات والمعدات التى يستخدمها فى عمله او السجلات والنماذج التى يتعامل معها.
ويصاحب هذه المقابلة تدوين لكل ما يدور فى استمارة الاستقصاء
4\1\3 اتخاذ القرار
أ‌- ما هى القرارات التى يمكن للقائم بالوظيفة اتخذها دون الرجوع الى رئيسه
ب‌- ما هو تأثير هذه القرارات على نواحى العمل المختلفة من أفراد وعمليات ؟
4/1/4
أ – ما عدد العاملين الذين يشرف عليهم الموظف اشرافا مباشرا مع تحديد وظائفهم ومدى هذا الاشراف ؟
ب- ما هى درجة الإشراف التي يخضع لها شاغل الوظيفة من رئيسه المباشر؟
4/1/5
ما هى مسئوليات شاغل الوظيفة فى كل من :-
أ‌- المواد المستعملة والخامات والمنتجات وقيمتها.
ب‌- الآلات والمعدات والأدوات.
ج – الأموال ( اعتماد – نقدى – سلفه مستديمة- أوراق مالية)
د- الملفات والسجلات والتقارير.
4/1/6 سرية المعلومات
هل تتضمن واجبات الوظيفة بيانات سرية تتعلق بالعاملين بالشركة وأعمال الشركة ؟ مع ذكرها بالتفصيل وإيضاح أهمية كل منها ؟
4/1/7 الاتصالات
أ‌- اتصالات خارجية( عملاء- موردين – مكاتب استشارية)
ب‌- اتصالات داخلية مع الإدارات الأخرى داخل المنشأة.
4/1/8 المجهود البدني:
ا/ما هي أوجه النشاط البدني التي يقتضيها أداء الوظيفة من القائم بها؟
ب/ما هي المدة التي تستغرقها أوجه النشاط البدني ومدي تكرارها؟
ج/هل يستلزم أداء الوظيفة مجهودا بدنيا غير عادي مثل رفع الأشياء أو جذبها أو دفعها؟مع ذكر نسبة الوقت الذي يقتضيه الموظف في بذل هذا المجهود؟
د/هل تقضي الوظيفة إن يكون القائم بها دائم اليقظة والانتباه مع التركيز حتي يمكنه تلافى الأخطاء أم تحتاج إلى انتباه عرضي؟
4/1/9 ظروف العمل:
ما طبيعة ظروف البيئة المحيطة بالوظيفة وما تأثيرها علي القائم بها؟
ما نسبة الوقت الذي يقضيه القائم بالوظيفة تحت الظروف المذكورة بالنسبة لساعات العمل؟
4/1/10 المخاطر
أ‌- ما طبيعة الاصابات التى قد يتعرض لها القائم بالوظيفة وما مدى احتمال حدوثها؟
ب‌- هل هناك أمراض مهنية خاصة بأداء هذه الوظيفة ؟ وما مدى احتمال تعرض القائم بالوظيفة لها؟
4/2 مقابلة الرئيس المباشر لتوخى الحقيقة فى ما ذكره العامل .
4/3 لنا أن نلاحظ أن هناك أربعة احتمالات يظهرها الاستقصاء:
أ‌- ان يكون الموظف واقعيا صادقا فيما يقول .
ب‌- أن يكون الموظف مغاليا فى بيان نطاق أعماله.
ج- ان يكون الموظف مقللا من عمله محاولا التهرب من مسئولياته الحقيقية.
د- ألا يكون الموظف على دراية تامة بحدود وظيفته أو تأثيرها على زملائه من حوله نتيجة عيوب ادارية موجودة فى نطاق هذا العمل.
4/4
على القائم بالاستقصاء ان يحدد أى من الاحتمالات هى التى قابلها ويتحرى عندئذ حقيقة نطاق الوظيفة سواء من مقابلة الرئيس المباشر أو مقابلة الزملاء داخل نطاق هذا العمل أو مقابلة مقابلة الزملاء فى أقسام اخرى يتأثرون أو يؤثرون فى عمل هذا الموظف.

5- دراسة وتحليل مطالب الوظيفة:
5/1 المعرفة
أ‌- ما هو الحد الأدنى لمستوى التعليم اللازم لأداء واجبات الوظيفة؟
ب‌- هل تتطلب الوظيفة أن يكون القائم بها متخصصا , ومانوع التخصص ومدى ضرورته؟
5/2 الخبرة
أ‌- هل يجب ان تكون لدى القائم بالوظيفة خبرة معينة قبل ان يعهد اليه بها وما نوعها ؟
ب‌- ما هى المدة اللازمة لاكتساب هذه الخبرة وأين يمكن الحصول عليها؟
5/3 التدريب
أ‌- اذا كان شاغل هذه الوظيفة لديه التعليم والخبرة السابق ذكرها قبل القيام بأداء هذه الوظيفة فما هى الأعمال التى يجب أن يدرب عليها قبل اسناد العمل اليه؟
ب‌- ما هى مدة التدريب اللازمة وأين يمكن الحصول علي هذا التدريب؟
5/4 القدرات الذهنية
هل تستلزم هذه الوظيفة صفات أو قدرات ذهنية مميزة ولماذا؟
5/5 الدقـــــــــــــــــــــــــة
هل يقوم شخص بمراجعة واجبات الوظيفة؟ هل تتم المراجعة فى مجملها أو تفاصيلها
اذكر الواجبات التى تم مراجعتها.

نموذج( 1 (
استمارة تحليل وظيفة
1- الوظيفة
1- اسم الوظفة:
2- الرئيس المباشر:
3- الادارة:
4- القسم:
5- المرؤسين المباشرين:

(واجبات الوظيفة (
أ‌- واجبات يومية:
ب‌- واجبات دورية:
ت‌- واجبات موسمية:
ث‌- واجبات عارضة:
)مسئولية اتخاذ القرار(
) مسئولية الأموال والألات والمواد الخام(:
حدود الاتصالات:
المجهود البدنى:
ظروف العمل:
المخاطر:
المعرفة:
الخبرة:
التدريب:
القدرات الذهنية:
الدقة:
6- خطوات اعداد مجلدات وصف الوظيف:
1- تحليل الوظيفة:
2- صياغة صفحات وصف الوظيفة:
3- ترتيب الوظائف
4- المراجعة النهائية:
5- اعتماد صفحات وصف الوظيفة من جهة الاعتماد
6- نسخ الصفحات وتوزيع النسخ
7صياغة بطاقات وصف الوظيفة:
تحتوي بطاقات وصف الوظائف علي مقومات اساسية هي:
1- مسمي الوظيفة
2- رقم الوظيفة
3- جهة الاشراف المباشر
4 - حدود الاشراف التي يمارسها القائم بالوظيفة.
5 - ملخص وصف الوظيفة .
6 - واجبات ومسئوليات الوظيفة .
7 -الاشتراطات الواجب توافرها لشغل الوظيفة
ويراعي هنا مجموعة اعتبارات لصياغة بطاقات الوظيفة علي نحو سليم, منها:
1-ان يكون مسمى الوظيفة واضحا مختصرا يدل بشكل مباشر علي محتوى الوظيفة.
2-ان يكون رقم الوظيفة مرتبطا باسلوب ترتيب صفحات وصف الوظائف داخل مجلدات الوصف.
3-ان يشمل ملخص وصف الوظيفة كافة تفاصيل الاعمال التي تقع فى حدود الوظيفة سواء اعمالا يومية او منتظمة او دورية او موسمية او عارضة .
4- ان ترتب هذه الاعمال ترتيبا منطقيا .
5-ان تتم الصياغة بجمل سهلة التركيب واضحة المعانى.
6- ان يراعى ان تبدأ الجمل بأفعال المضارع مثل يقطع , يقيس , يرسم , يراجع.................الخ.
7- ان تذكر الآلات والعدد والمعدات المستخدمة فى أداء العمل.
8- ان تذكر النمازج والاستمارات والسجلات المستخدمة .
9- ان تذكر حدود ومسئولية الاشراف والمراجعة والتأكد والاعتماد.
11- ان تذكر المجهودات البدنية التى تبذل فى العمل .
12- ان تو ضح الظروف المحيطة بالعمل.
13- ان يلخص وصف الوظيفة فى سطور قليلة وبشكل واضح ودقيق .
14- ان تذكر بوضوح تام الجهة الى تشرف على أداء الموظف والجهات التى يشرف هو عليها وتحدد مسئوليته عن أعمال مرؤسيه.
15- ان يراعى تطابق التسلسل الاشرافى مع الهيكل التنظيمى للمنشأة.
16- ان تذكر المؤهلات الدراسية اللازمة لأداء الوظيفة ومدد الخبرة الكلية والمدد البينية فى المستويات المختلفة والدورات التدريبية التى يلزم حضورها فى مجال العمل وكذلك اى اشتراطات بدنية او مهنية او اى تراخيص مزاولة المهنة او شهادة قياس مهارة لبعض المهن طبقا لقانون العمل 12 لسنة 2003 .
17- ان تراعى كافة النظم والقوانين واللوائح التى تحكم العمل بالمنشأة
وقوانين العمل المعمول بها.
18- ان يراعى التجانس والتماثل فى المستويات الوظيفية داخل الشركة
19- ان يراعى ترابط المستويات بما لايخل بدورة العمل او يخلق شىء من الاذدواج فى مسئولية اداء العمل او يكر اداء نفس المل لنفس الهدف لأكثر من موظف.















نموذج) 2 (
بطاقة وصف الوظيفة
مسمى الوظيفة
الادارة ------------------- رقم الوظيفة( )
أولا: الهدف العام للوظيفة:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ثانيا: العلاقات التنظيمية:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ثالثا: الواجبات الرئيسية للوظيفة:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
رابعا: شروط شغل الوظيفة:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


[right]

اكيد موضوع التوصيف الوظيفى دة مهم جدا فى أى مؤسسة

لكن من الواضح ان المؤسسات المصرية فى معظمها تفتقد لهذا التوصيف ودة نتيجة لميراث كبير وضخم من البيروقراطية -

كمان التوصيف الوظيفى هو الى بيحدد نوع الوظائف المطلوبة فى المؤسسة والمستوى الى تتم علية هذه الوظائف وبالتالى دة بيحدد الهيكل التنظيمى للمؤسسة بمعنى ان الهيكل بينشأ نتيجة للحاجة لان تؤدى وظيفة ما على مستوى معين من المستويات مع مراعاة ان تكون هناك خطوط فاصلة وواضحة بين كل مستوى من المستويات

ولو ان هذا المتبع فى مؤسساتنا لما كن هناك اكتظاظ فى عدد الموظفين و تعطل للعمل نتيجة لضياع المسئولية بين الموظفين